Biała lista - czym jest i jak zgłosić rachunek w CEIDG? - Finansowy Punkt Widzenia

Ostatnio bardzo często przedsiębiorcy, z którymi współpracujemy lub ich partnerzy biznesowi pytają nas o białą listę. Zauważamy, że nie jest dla nich do końca jasne, czym ona jest i czemu muszą się gdzieś rejestrować. 

Dlatego, w tym poście dowiecie się co to jest biała lista i po co została stworzona. Jak zwykle, skupimy się nie tylko na aspekcie podatkowo-księgowym, ale też tym praktycznym – bardziej “biznesowym”. 

Rejestracja firmowego rachunku bankowego na białej liście

Chyba najpopularniejszym problemem praktycznym w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jest rejestracja firmowego rachunku bankowego. Dla tych, którzy jeszcze tego nie zrobili, mamy prezent.

W naszych darmowych materiałach do pobrania znajdziecie instrukcję jak krok po kroku zarejestrować rachunek bankowy w CEIDG – tak, by był widoczny na białej liście. Możecie to zrobić bez wychodzenia z domu! Aby uzyskać dostęp do materiałów, wystarczy zapisać się na nasz newsletter.

Ebook biała lista

Biała lista – co to jest?

Ale wróćmy do początku, a więc do tego czym jest biała lista.

To bardziej “przyjazna” nazwa wykazu informacji o podatnikach VAT prowadzonego przez administrację skarbową. Została stworzona po to, by w jednym miejscu można było sprawdzić informacje o innych firmach, przydatne z punktu widzenia podatków i bezpieczeństwa transakcji.

Oczywiście chodzi o to, by te informacje były dostępne dla wszystkich, dlatego biała lista jest ogólnodostępna na stronie Ministerstwa Finansów – znajdziecie ją tutaj tutaj.

Wyszukiwanie firm jest proste i intuicyjne – można to zrobić na kilka sposobów, wpisując odpowiednie dane w pole wyszukiwania. 

Na białej liście można, między innymi, sprawdzić czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT. Ten temat poruszaliśmy już wcześniej w poście Czynny podatnik VAT – sprawdź swojego kontrahenta. Ale przede wszystkim (i tu dochodzimy do sedna całego zamieszania związanego z białą listą), można na niej sprawdzić numer rachunku bankowego, jaki dana firma zgłosiła do urzędu

Ok, ale po co sprawdzać numer rachunku swojego kontrahenta, skoro masz go już na fakturze, umowie lub innym dokumencie? Otóż wraz z pojawieniem się białej listy, pojawiły się też zmiany w przepisach podatkowych. Przewidują one w pewnych okolicznościach sankcje za przelew na rachunek nieznajdujący się na białej liście

Biała lista

Biała lista – sankcje

Kiedy możemy mieć do czynienia z sankcjami? Nie wchodząc w szczegóły, dotyczy to generalnie sytuacji, w której wartość transakcji objętej podatkiem VAT przekracza 15 000 zł brutto. 

Jeśli zatem opłacimy taką transakcję przelewem na rachunek inny niż z białej listy, musimy liczyć się z negatywnymi konsekwencjami. Jakie to konsekwencje? 

Sankcje za przelew na rachunek bankowy spoza białej listy są następujące: 

  • W zakresie podatku dochodowego – nie będziemy mogli zaliczyć takiej transakcji do kosztów podatkowych. Zatem zapłacimy wyższy podatek, niż w przypadku wykonania przelewu na rachunek z białej listy.
  • W zakresie podatku VAT – stajemy się współodpowiedzialni za ewentualne zaległości podatkowe naszego kontrahenta wynikające z takiej transakcji. Czyli będziemy musieli zapłacić podatek VAT za naszego partnera biznesowego, jeśli on tego nie zrobi

Jak uniknąć sankcji?

Aby uniknąć sankcji, najlepiej po prostu pamiętać o tym, by transakcje powyżej kwoty 15 000 zł opłacać na rachunek widniejący na białej liście.

Jeśli jednak zdarzy nam się wykonać przelew na nieodpowiedni rachunek i szybko to wyłapiemy, mamy jeszcze jedną opcję awaryjną. Wystarczy, że w ciągu 3 dni od dnia zlecenia takiego przelewu, poinformujemy o tym fakcie urząd skarbowy. W tym celu należy wypełnić odpowiedni formularz – ZAW-NR.

Można złożyć go papierowo, ale dostępna jest też (na szczęście 🙂 ) wersja elektroniczna. Formularz zawiadomienia ZAW-NR znajdziecie na tej stronie. Druk nie należy niestety do najprzyjemniejszych do wypełnienia. Musimy podać sporo szczegółów związanych z transakcją i może sprawiać problemy, jeśli nie jesteśmy obyci z tego typu dokumentami. W razie problemów, warto poprosić o pomoc swojego księgowego. 

Jest też inny sposób na uniknięcie sankcji, choć już tylko w zakresie podatku VAT. Wystarczy zapłacić z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment). Jeśli wykonamy przelew tą metodą, unikniemy odpowiedzialności za zaległości naszego kontrahenta w podatku VAT. Niestety nadal nie będziemy mogli uznać wydatku za koszt podatkowy. 

Biała lista 2

Co jeszcze warto wiedzieć o białej liście

To tylko podstawowe informacje na temat białej listy, na które chciałam zwrócić Wam szczególną uwagę. Temat jest oczywiście dużo szerszy i w praktyce może budzić wiele wątpliwości. 

Jedną z takich nie do końca sprecyzowanych, ale jednocześnie dość istotnych kwestii jest to, jak rozumieć samą “transakcję”.

Jest jasne, że nie chodzi tu tylko o pojedynczy przelew. Jeśli fakturę na kwotę 20 000 zł opłacasz w dwóch osobnych przelewach po 10 000 zł, nadal mamy do czynienia z transakcją o wartości powyżej 15 000 zł. W takiej sytuacji, aby uniknąć sankcji, nadal musisz wykonać oba przelewy na rachunek z białej listy. 

Nie jest natomiast pewne (a przynajmniej na dzień publikacji tego posta), czy limit 15 000 zł dotyczy pojedynczej faktury VAT, czy może całej wartości umowy z danym kontrahentem. Ta wątpliwość dotyczy szczególnie umów o stałej współpracy i tzw. usług ciągłych, jak np. najem czy usługi księgowe. 

Dominuje jednak pogląd, by kwotę limitu odnosić do wartości wynikającej z całej umowy, a nie pojedynczej faktury. Jeśli więc z góry wiadomo, że dana umowa wygeneruje płatności powyżej 15 000 zł, to już pierwsza z nich (i oczywiście wszystkie pozostałe) powinna być wykonana na rachunek z białej listy. 

Warto zwrócić na to uwagę, bo o ile faktura na kwotę powyżej 15 000 zł raczej nie umknie naszej uwadze (dla wielu firm jest to już raczej dość istotna kwota), o tyle mniejsze płatności mogą “ukryć się” przed naszą czujnością. Dla przykładu, w przypadku umowy o współpracy zawartej na rok, a rozliczanej w okresach miesięcznych wystarczy, że płatność miesięczna przekroczy 1 250 zł. A to już niekoniecznie bardzo wyróżniająca się kwota, prawda? 

rejestracja rachunku w ceidg

Biała lista – praktyczne wskazówki

Patrząc na opisane wcześniej sankcje jasne jest, że jeśli nie płacisz na rachunki z białej listy wtedy, gdy jest to wymagane – możesz stracić pieniądze. 

Żeby nie tracić środków na działanie i rozwój Twojego biznesu, mam dla Ciebie kilka praktycznych porad:

  • Jeśli do tej pory nie weryfikowałeś rachunków bankowych swoich kontrahentów na białej liście – sprawdź wszystkie przelewy wychodzące wykonane od 1 stycznia 2020 roku do dzisiaj. Wyłap te, które dotyczą transakcji powyżej omówionego wcześniej limitu (pamiętaj też o umowach o stałej współpracy). Zobacz, czy nie ma wśród nich rachunków niezarejestrowanych. A jeśli są (i dotyczą transakcji objętych VAT) – poproś swojego kontrahenta o rejestrację. Możesz przesłać link do tego posta, by mu to ułatwić. 🙂 Dzięki temu unikniesz problemu na przyszłość.
  • Przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem, na podstawie której ma on wystawiać Tobie faktury VAT, zweryfikuj go na białej liście. Sprawdź, czy ma zgłoszony rachunek bankowy oraz czy jest czynnym podatnikiem VAT. Nie podejmuj współpracy, jeśli pojawią się wątpliwości (lub wstrzymaj się z jej rozpoczęciem do momentu ich wyjaśnienia).
  • Niezależnie od kwoty faktury, staraj się wszystkie płatności wykonywać na rachunki z białej listy. Przyjmując takie ostrożne założenie zabezpieczysz się przed opisanym wcześniej problemem umów o stałej współpracy. Unikniesz też konieczności analizowania poszczególnych umów i transakcji.

rejestracja rachunku w ceidg
  • Pamiętaj, aby weryfikować numery rachunków na białej liście według stanu na dzień zlecenia przelewu. To ten dzień jest kluczowy dla ustalenia, czy możesz zostać objęty sankcjami. Biała lista umożliwia wyszukiwanie danych według stanu na wybrany dzień – w razie potrzeby skorzystaj z tej funkcji. 
  • Sprawdź, czy Twój bank umożliwia automatyczną weryfikację rachunków bankowych przed zrealizowaniem przelewu. Niektóre banki udostępniły takie opcje za darmo i to całkiem przydatna funkcja, dzięki której weryfikacja jest znacznie łatwiejsza.
  • Upewnij się, czy rachunek Twojej firmy widnieje na białej liście oraz czy jest aktualny. Szczególnie, jeśli przyjmujesz płatności powyżej 15 000 zł lub prowadzisz stałe relacje ze swoimi klientami. Inaczej mogą oni zostać obciążeni sankcjami. A nawet jeśli teoretycznie Cię to nie dotyczy – po prostu daj przykład innym! To jeden ze sposobów na pokazanie, że rzetelnie prowadzisz firmę i nie masz nic do ukrycia. Dzięki temu stajesz się wiarygodnym partnerem biznesowym.

Zarejestruj swój firmowy rachunek bankowy na białej liście – instrukcja dla CEIDG

Tak, jak pisałam we wstępie tego posta – obserwujemy, że dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze problemem jest rejestracja lub aktualizacja swojego rachunku na białej liście. 

Dlatego przygotowaliśmy dla Was prezent. W naszych darmowych materiałach do pobrania możecie znaleźć instrukcję jak to zrobić krok po kroku, bez wychodzenia z domu! Wystarczy zapisać się na newsletter, aby uzyskać dostęp do wszystkich materiałów, w tym tej instrukcji.

Zachęcamy Cię do zarejestrowania swojego rachunku. To naprawdę nic trudnego – jedyne czego będziesz potrzebować, to konto w systemie CEIDG oraz Profil Zaufany. Ale spokojnie – to też wyjaśniliśmy w instrukcji. 😉 To co, pobierasz?

Julita

(Stan prawny na dzień 2020-03-24)

Ebook biała lista

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Share on facebook
Podziel się tym postem na facebooku

Newsletter to regularna dawka wiedzy, która pomoże Ci zadbać o finanse Twojej firmy.

To także dostęp do darmowych materiałów i narzędzi, które ułatwią zastosowanie tej wiedzy w praktyce. 

Previous
Next
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.