foto3

Cześć! Tu Julita i Sebastian. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców w obszarze finansów. Sami też prowadzimy własny biznes. Chcemy pomóc Ci zrozumieć finanse Twojej firmy i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wierzymy, że to jeden z kluczowych warunków rozwoju Twojego biznesu.

Prowadząc firmę musisz dbać o wiele spraw, wśród nich są też zakupy firmowe. W końcu, żeby firma działała, potrzeba zwykle jakichś materiałów czy usług z zewnątrz. Przez Twoje biurko lub maila przewija się sporo dokumentów, głównie faktur. Zwykle nie masz czasu, żeby im dłużej przyjrzeć czy przeanalizować, bo zawsze jest coś bardziej pilnego do zrobienia.

Warto to robić, bo możesz w ten sposób zapobiec niepotrzebnym komplikacjom i utracie lub zamrożeniu firmowej gotówki.

A to wszystko dlatego, że może się okazać, że wystawca faktury nie był czynnym podatnikiem VAT. Już tłumaczę o co chodzi.

 

O podatku VAT pisaliśmy też w poście: Zrozum VAT i nie daj się zaskoczyć!
Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat podatku VAT – proponuję Ci jego lekturę.

 

Czynny podatnik VAT – kto to?

Generalnie, fakturę zawierającą podatek VAT mogą wystawić te firmy, które są czynnymi podatnikami VAT.

Oznacza to, że zgłosiły się do urzędu skarbowego za pomocą specjalnego formularza (VAT-R). Następnie zostały zarejestrowane i w dalszym ciągu spełniają określone warunki (m.in. składają na bieżąco deklaracje VAT).

Jest też spora grupa firm, od których nie otrzymasz faktury z podatkiem VAT. To nic dziwnego, po prostu nie wszyscy muszą być “VAT-owcami”.

 

Faktura VAT od kontrahenta niebędącego czynnym podatnikiem VAT

Może się jednak zdarzyć, że otrzymasz fakturę z podatkiem VAT od kontrahenta, który nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Jaka może być przyczyna takiej sytuacji?

Po pierwsze – pomyłka, bo faktury wystawiają zwykle ludzie i pomyłki po prostu się zdarzają. Nawet jeśli wszystko działa automatycznie w programie, to taki program jest ustawiony przez człowieka, więc czynnik ludzki pozostaje. Tutaj mówimy o sytuacji, w której wystawca faktury generalnie nie miał prawa do jej wystawienia i nawet zamiaru, ale po prostu się pomylił.

Częściej w praktyce występuje jednak inny scenariusz. Firma wystawia fakturę z przekonaniem, że ma do tego prawo. Mogła nawet spełnić wszystkie wymogi rejestracyjne albo wcześniej wystawiać faktury, z którymi nie było nigdy problemów. Mimo to, może nie być świadoma, że nie posiada statusu czynnego podatnika VAT.

Możliwe jest to między innymi w takich przypadkach:

  • firma dokonała zgłoszenia, ale proces rejestracji ciągle trwa (a może trwać dość długo – nawet kilka miesięcy),
  • przedsiębiorca wystawił fakturę w niewiedzy, że urząd skarbowy wyrejestrował go z VAT (przyczyn może być wiele),
  • firma wystawiła fakturę VAT nie wiedząc w ogóle, że powinna się zarejestrować do VAT,
  • po przekształceniu firma nie dokonała rejestracji nowego podmiotu,
  • dokumenty rejestracyjne nigdy nie dotarły do urzędu lub po prostu w nim zaginęły i do zarejestrowania w ogóle nie doszło.

Wierz mi, ale życie niestety zna takie przypadki (i wiele podobnych). 🙂

 

czynny podatnik VAT

 

Co się dzieje gdy dostaniesz taką fakturę?

Na początek posłużę się przykładem. Oczywiście to tylko jeden z możliwych scenariuszy.

Zamawiasz usługę, która zostaje zrealizowana 3 stycznia. Tego samego dnia na maila otrzymujesz za nią fakturę VAT, na której widzisz takie kwoty:

  • netto: 10 000 zł
  • VAT: 2 300 zł
  • brutto: 12 300 zł.

Opłacasz fakturę zgodnie z 7-dniowym terminem płatności – robisz przelew na 12 300 zł. Na początku lutego przekazujesz ją księgowemu i temat uważasz za zamknięty.

Na kilka dni przed 25. lutego (czyli prawie dwa miesiące po otrzymaniu faktury) księgowy wysyła Ci informację o kwocie VAT do zapłaty za styczeń. Załóżmy, że do urzędu musisz wpłacić 10 000 zł. Ta kwota wynika z wszystkich operacji ze stycznia, nie tylko omawianej faktury. Wykonujesz przelew.

Mija około miesiąca. Twój księgowy albo Ty otrzymujecie pismo z urzędu skarbowego informujące o tym, że Twoja firma odliczyła sobie VAT od faktury wystawionej przez podmiot niebędący czynnym podatnikiem VAT.

Po otrzymaniu takiego pisma księgowy dokonuje korekty deklaracji VAT za styczeń, a Ty musisz dopłacić do urzędu 2 300 zł i ewentualne odsetki.

Podsumujmy co się właśnie stało.

Nie dość, że płacisz kontrahentowi za VAT z jego faktury (bo kwota przelewu zawierała 2 300 zł VAT), to teraz dodatkowo musisz zapłacić jeszcze raz tą samą kwotę do urzędu. Absurd!

 

Dlaczego tak się dzieje?

Dzięki plikom JPK (Jednolite Pliki Kontrolne) urzędy skarbowe w łatwy sposób mogą weryfikować rozliczenia firm z podatku VAT. Sprawdzają w ten sposób m.in. każdą Twoją fakturę zakupu pod kątem tego, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

Taka sytuacja wpada więc po prostu w automatyczny sposób do grupy transakcji “podejrzanych” i zwykle dopiero po wyjaśnieniach może przestać taką być.

Na dodatek temat jest dość kontrowersyjny z prawnego punktu widzenia. Wyroki sądów (krajowych i unijnych) generalnie pozwalają na odliczenie VAT od takich faktur. Zgodnie z dotychczasowym orzecznictwem, sam fakt braku statusu czynnego podatnika VAT nie powinien “z automatu” powodować, że odliczenie VAT jest niemożliwe.

Jednak z moich doświadczeń z takimi przypadkami wynika, że urzędy skarbowe przyjmują zwykle w praktyce dość restrykcyjne podejście. Od urzędników usłyszysz zwykle instrukcję, że należy taką fakturę wycofać z rejestru VAT (a więc nie odliczać od niej VAT) i dopłacić VAT z odsetkami.

Zostawmy jednak na boku dyskusje prawne i skupmy się na tym, jak to się ma do Twojego biznesu.

 

Jak może zakończyć się sprawa?

Ostateczne rozwiązanie sprawy zależy od konkretnych okoliczności. Jest ich zbyt wiele, by opisać wszystkie. Przeważnie po wielu czynnościach, kontaktach z urzędem, księgowym i kontrahentem uda się odzyskać kwotę VAT – czy to od urzędu, czy od kontrahenta. Zapewne towarzyszyć temu będzie spora dawka stresu i poczucia zmarnowanego czasu.

Zwykle jednak będzie to wymagać w pierwszym kroku dopłaty podatku (w wyniku dokonania korekty deklaracji). Zatem najpierw trzeba będzie zamrozić gotówkę, by potem ją odzyskać. I na ten aspekt – finansowy – chcę Ci zwrócić szczególną uwagę.

Poza tym, mogą pojawić się też dodatkowe koszty związane np. z obsługą procesu przez profesjonalistę z zakresu podatków. Choć z większością przypadków raczej poradzi sobie Twój księgowy.

 

czynny podatnik VAT

 

Ile Cię to kosztuje?

Wróćmy do naszego przykładu.

Skończyliśmy na tym, że po otrzymaniu pisma z urzędu musisz dopłacić 2 300 zł podatku VAT. Wcześniej ta sama kwota podatku trafiła już do Twojego kontrahenta.

W normalnej sytuacji (gdy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT) zapłacisz podatek tylko raz – płacąc za fakturę kontrahentowi. Następnie odliczysz tą kwotę od podatku VAT od Twojej sprzedaży w rozliczeniu za dany okres (tutaj: styczeń).

W naszym przykładzie sytuacja początkowo wygląda tak samo – również płacisz za fakturę i odliczasz VAT. Jednak po otrzymaniu wezwania z urzędu musisz dość nieoczekiwanie wygospodarować jeszcze dodatkowe 2 300 zł.

Pomijając najbardziej czarne scenariusze dotyczące wyłudzeń i oszustw (choć te też są możliwe), w typowej sytuacji po jakimś czasie uda Ci się tą kwotę odzyskać. Ale to nie znaczy, że nic nie tracisz. Musisz tą kwotę na pewien czas zamrozić. Tracisz na tym, co można by w tym czasie z nią zrobić. Z pewnością znalazłoby się wiele lepszych zastosowań niż zamrażanie jej na tak niepewnej lokacie (na dodatek nieoprocentowanej).

Trzeba też uwzględnić ewentualne koszty dodatkowego wsparcia przy obsłudze tej sprawy, o których wspomniałam wcześniej oraz Twój czas (i prawdopodobnie nadszarpnięte nerwy).

 

Jak tego uniknąć?

Zgodzisz się chyba, że warto unikać takich sytuacji? Już podpowiadam jak to zrobić.

Najlepiej jeszcze przed przeprowadzeniem transakcji (złożeniem zamówienia czy podpisaniem umowy) sprawdź czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

Możesz to zrobić na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów (a dokładnie tutaj) wpisując numer NIP kontrahenta, z którym chcesz przeprowadzić transakcję.

Jeżeli zorientujesz się za późno lub z jakiegoś powodu nie będziesz mieć możliwości weryfikacji kontrahenta przed transakcją, warto zrobić to od razu po otrzymaniu faktury VAT – zanim wykonasz płatność.

Chodzi o to, by od razu wyłapać taką sytuację. Im wcześniej, tym większe masz możliwości.

Jeżeli ustalisz, że kontrahent nie jest czynnym podatnikiem VAT przed transakcją (która ma być udokumentowana fakturą VAT), to w razie czego możesz się jeszcze z niej wycofać. Jeżeli zorientujesz się wtedy, gdy masz już fakturę, ale jeszcze nie została wykonana płatność – wciąż masz dobrą pozycję negocjacyjną. Kontrahentowi będzie zależało na otrzymaniu płatności i zapewne będzie równie sprawnie działał w celu rozwiązania sprawy.

 

czynny podatnik VAT

 

Co zrobić w takiej sytuacji?

Najlepiej od razu się skontaktuj się z kontrahentem i ustal przyczynę takiej sytuacji. Być może nie jest tego świadomy (tak jak wspominałam wcześniej – to możliwe). A może masz do czynienia z pomyłką? Może to nowa firma i proces rejestracji się jeszcze nie zakończył.

W zależności od sytuacji rozwiązań jest wiele, najlepiej ustalić je wspólnie z kontrahentem i dodatkowo skonsultować z księgowym.

Przy ustaleniach pamiętaj przede wszystkim, że od takiej faktury nie odliczysz podatku VAT, a przynajmniej nie od razu.

Jednym z możliwych rozwiązań, bezpiecznym dla Twojej firmy, jest umówienie się, że opłacisz kwotę VAT dopiero wtedy, gdy wyjaśni się czy wystawca faktury był uprawniony (na moment transakcji) do jej wystawienia. Płacisz więc najpierw tylko za wartość usługi lub towaru (kwotę netto z faktury) i nie ryzykujesz zamrażania środków w VAT, którego nie będziesz mógł (przynajmniej przez jakiś czas) odzyskać. Ryzyko związane z VAT spada na Twojego dostawcę (w końcu to na nim leży obowiązek rejestracji do VAT). Jednocześnie nie opóźniasz transakcji, która może być przecież istotna dla działania firmy.

Taki temat warto każdorazowo omawiać z księgowym. Mając taką informację, księgowy najprawdopodobniej poczeka z odliczaniem VAT od takiej faktury do momentu wyjaśnienia sprawy, żeby uniknąć czasochłonnych wyjaśnień.

W każdym razie, warto działać z wyprzedzeniem i samemu zadbać o swoje interesy.

 

Dlaczego musisz to robić Ty a nie Twój księgowy?

To temat typowo podatkowy, a takie sprawy powierzasz przecież swojemu księgowemu. Możesz więc się zastanawiać, dlaczego on nie może tego zrobić za Ciebie.

Przyczyna jest prosta – księgowy (mówimy o współpracy z biurem rachunkowym) widzi Twoje transakcje na długo po tym jak miały miejsce. Zwykle dokumenty do biura rachunkowego dostarczasz po zakończeniu miesiąca, np. do 10. dnia kolejnego miesiąca. Księgowy zajmuje się nimi w okresie między 10. a 20. dniem kolejnego miesiąca (mniej więcej). Od transakcji z poprzedniego miesiąca może więc minąć nawet ponad miesiąc.

Księgowy nie ma zatem szansy sprawdzenia kontrahenta na bieżąco, a tym bardziej przed transakcją. A jak wspomniałam wcześniej – jest to kluczowe dla możliwości zabezpieczenia interesów Twojej firmy.

Jedyne, co mógłby zrobić, to wstrzymać się z rozliczeniem faktury i uniknąć kontaktu z urzędem. Nie uniknie natomiast konsekwencji finansowych, bo jest już po transakcji (i zwykle też po wykonanym przelewie).

Na dodatek, liczy się status czynnego podatnika VAT na moment przeprowadzenia transakcji (a dokładniej – na moment powstania obowiązku podatkowego, który przeważnie występuje w chwili transakcji, czyli wydania towaru lub zakończenia usługi). Weryfikacja statusu na miesiąc po transakcji nie daje pewności, że taki status był również w chwili jej przeprowadzenia. Przez ten czas wiele mogło się zmienić. Tym bardziej, że (przynajmniej w chwili publikacji tego postu) strona Ministerstwa Finansów umożliwia weryfikację tylko według stanu bieżącego, a nie dowolną datę.

Stąd też, w umowie o prowadzenie księgowości zwykle nie znajdziesz zapisu, w którym biuro zobowiązuje się do weryfikacji statusu podatników VAT.

 

czynny podatnik VAT

 

Wprowadź swoją politykę

Jeszcze tylko dla jasności – nie chodzi o to, żeby sprawdzać każdą drobną transakcję. Jak we wszystkim, trzeba kierować się własnym rozsądkiem i oceną sytuacji.

Jeśli współpracujesz z dostawcą od dawna i przeprowadzasz z nim transakcje regularnie – ryzyko jest niewielkie. Choć też istnieje, bo może np. z różnych przyczyn zostać wykreślony z rejestru VAT. W takim przypadku może wystarczyć, żeby sprawdzić status raz na jakiś czas (np. raz na kwartał).

Co innego, jeśli planujesz większą transakcję z firmą, z którą współpracujesz po raz pierwszy – wtedy sprawdź koniecznie. Samodzielnie zdefiniuj co dla oznacza “większa transakcja” dla Twojej firmy. Dobrze przyjąć tu po prostu własne, wewnętrzne zasady i się nimi kierować.

 

Należyta staranność w podatku VAT

Cały ten temat jest mocno związany z zagadnieniem tzw. należytej staranności w podatku VAT.

Pokrótce, dotyczy ona zachowania pewnych środków ostrożności, które powinien stosować przedsiębiorca, aby zadbać o bezpieczeństwo swoich transakcji. Kwestia, o której piszę w tym poście jest jednym z elementów tego zagadnienia.

W poście koncentruję się na sytuacjach, w których Twój kontrahent nie był świadomy, że nie jest czynnym podatnikiem. Takie przypadki występują na porządku dziennym w wielu firmach. Jest więc bardzo prawdopodobne, że i Ty możesz się z nimi spotkać.

Weryfikowanie kontrahentów ma jednak też inne korzyści – może ustrzec Cię przed oszustami. A Ci mogą chcieć wyłudzić podatek, licząc na Twoją nieuwagę. To równie ważny temat, ale już na osobny materiał. Temat bezpieczeństwa transakcji wróci jeszcze zapewne na blogu.

Na ten moment (bo post jest już wystarczająco długi :)), jeśli chcesz wiedzieć więcej o kwestii należytej staranności – odsyłam Cię na stronę Ministerstwa Finansów, gdzie znajdziesz więcej informacji (swoją drogą, przedstawionych w bardzo czytelny i ciekawy sposób).

 

czynny podatnik VAT

 

Zainwestuj kilka sekund i chroń pieniądze Twojej firmy

Mam nadzieję, że zachęciłam Cię do regularnego sprawdzania statusu VAT swoich kontrahentów. Jeśli wejdzie Ci to w krew, możesz zaoszczędzić sobie wielu problemów i zadbać o płynność finansową Twojej firmy.

W końcu ile czasu może zająć wejście na stronę internetową i wpisanie numeru NIP? To kwestia sekund 🙂 Chyba warto je “zainwestować” w bezpieczeństwo firmy?

 

Ułatw to sobie – dodaj link do strony Ministerstwa Finansów do zakładek w wyszukiwarce, żeby mieć go pod ręką i zacznij już dziś!

Tutaj mała porada techniczna: utwórz zakładkę ręcznie, a nie przez zapisanie strony po jej uruchomieniu – po wejściu w link strona przekierowuje Cię na nieco inny adres: https://ppuslugi.mf.gov.pl/_/, który kolejnym razem nie zawsze uruchomi od razu odpowiednią stronę. Będzie to możliwe, jeśli zapiszesz zakładkę z dokładnie takim adresem:

https://ppuslugi.mf.gov.pl/?link=VAT&;

Tak weryfikacja staje się jeszcze łatwiejsza :).

 

Co więcej, jeżeli korzystasz z programów do ewidencji faktur, zadanie może być jeszcze łatwiejsze. Coraz częściej takie programy posiadają możliwość automatycznej weryfikacji statusu podatnika VAT dla wielu faktur na raz. Co prawda skoro masz już fakturę, to jest już po transakcji, więc nie jest to optymalne rozwiązanie, ale z pewnością wygodne. Sprawdź, czy Twój program ma taką funkcję.

 

Julita

 

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.