Dokumenty w firmie - po co Ci porządek w “papierach”? -

Umowy, faktury, rachunki, paragony i wiele, wiele innych – spotykamy się z nimi na co dzień. Dokumenty są nieodłącznym elementem praktycznie każdego biznesu, niekoniecznie lubianym przez przedsiębiorców. Bywa tak, że z tego powodu nie dbamy jakoś szczególnie o ich porządek. Skupiamy się na tym, by przekazać je do księgowego i jak najszybciej o nich zapomnieć.

Tymczasem, jest wiele sytuacji, w których warto się do nich cofnąć. Nierzadko dość nagłych i nieoczekiwanych. A gdy dokumenty nie są uporządkowane, może to się okazać nie lada wyzwaniem.

Ten post może wydawać się niezwiązany bezpośrednio z finansami w firmie, bo dotyczy raczej spraw organizacyjnych. Uważamy jednak, że mają one bardzo duży wpływ na działanie firmy. Jednocześnie zauważamy, że są często kulą u nogi przedsiębiorców. Na blogu postaramy się więc co jakiś czas pisać również na ten temat.

dokumenty w firmie 2

Kiedy mogą Ci się przydać dokumenty firmowe?

Oto kilka przykładowych sytuacji:

  • zamawiasz materiały u swojego dostawcy, ale cena wydaje Ci się wyższa niż ostatnio – chcesz sprawdzić jak bardzo się zmieniła, więc potrzebujesz ostatniej faktury,
  • myślisz o zmianie lokalu i dostajesz świetną ofertę, która może zaraz zniknąć – masz niewiele czasu na decyzję – ale najpierw musisz się upewnić jaki jest okres wypowiedzenia Twojej aktualnej umowy, 
  • sprzęt, który kupiłeś jakiś czas temu ulega awarii – chcesz sprawdzić ile minęło od chwili zakupu i czy jest jeszcze objęty gwarancją,
  • przypominasz sobie o okresowych badaniach lekarskich pracowników i chcesz sprawdzić, czy czasem nie zbliża się termin kolejnych badań, 
  • klient negocjuje z Tobą cenę i powołuje się na to, że rok temu w podobnej sytuacji udzieliłeś mu rabatu, jakiego oczekuje – chcesz się upewnić, czy ma rację i czy sytuacja faktycznie była taka sama,
  • w czasie spotkania klient powołuje się na zapisy w Waszej umowie o współpracy – nie pamiętasz dokładnie ich treści, a temat jest ważny, więc chcesz mieć je przed sobą, 
  • Twój pracownik rezygnuje z pracy – chcesz sprawdzić jaki ma okres wypowiedzenia, czyli ile masz czasu na znalezienie zastępcy.

W tego typu sytuacjach szybkie sprawdzenie informacji zawartych w dokumentach jest kluczowe do tego, by podjąć odpowiednie decyzje biznesowe. Jeśli nie masz wszystkiego pod ręką, prawdopodobnie będziesz musiał poczekać z decyzją lub podjąć ją bez pełnej informacji. A to może mieć negatywny wpływ na sytuację Twojej firmy, również finansową. 

Dlatego nie warto uznawać tego tematu za mało ważny. 

Jak to wygląda w Twojej firmie? Zrób test!

Proponuję Ci małe ćwiczenie, dzięki któremu przekonasz się, jak to wygląda w Twojej firmie. 

Sprawdź teraz jak szybko jesteś w stanie mieć przed oczami fakturę za księgowość sprzed trzech miesięcy. 

I jak? Ile wymaga to od Ciebie działań? Musisz wykonać telefon lub napisać maila? Jesteś zależny od innej osoby? Musisz być w konkretnym miejscu? 

Jeśli trwało to długo i było skomplikowane – wyobraź sobie, że zamiast tego może to być dosłownie kilka kliknięć i to niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdujesz. 

Jak to poprawić? 

dokumenty w firmie 4

Trzy kroki do porządku w dokumentach firmowych

Naszym zdaniem, kluczowe są trzy elementy:

  1. Digitalizacja
  2. Segregacja
  3. Systematyczność

Digitalizacja

Najlepiej gromadzić elektroniczne wersje dokumentów w jednym miejscu, do którego dostęp możemy mieć wszędzie. Tu świetnie się sprawdzają wszelkie rozwiązania chmurowe, takie jak Dysk Google czy Dropbox. Dzięki temu możesz mieć wszystko zawsze pod ręką, również w telefonie. 

W pierwszej kolejności konieczne będzie jednak przestawienie się z dokumentów w postaci fizycznej (papierowej) na formę elektroniczną. Oczywiście nie mówię, że uda Ci się od razu namówić wszystkich kontrahentów, by wystawiali Ci tylko faktury elektroniczne. Doskonale zdaję sobie sprawę, że to może być niewykonalne. Coraz częściej mamy jednak możliwość wyboru – wtedy warto skorzystać i wybrać fakturę elektroniczną. Dzięki temu masz mniej pracy z dokumentami. 

W kwestii dokumentów wystawianych przez Twoją firmę to Ty decydujesz – możesz więc przejść na faktury elektroniczne. 

Co z pozostałymi dokumentami, które jednak pozostaną w formie papierowej? Możesz stworzyć ich elektroniczne kopie, korzystając np. ze skanera. Ale warto spróbować też nieco nowszych technologii. Istnieją specjalne aplikacje na telefon, które umożliwiają “skanowanie” dokumentów przy użyciu aparatu. Jeśli można prościej, dlaczego sobie tego nie ułatwić? 

Segregacja

Po drugie, dokumenty warto od razu odpowiednio segregować. Oczywiście kategorie będą zależały od charakteru Twojej działalności. Dla przykładu, we wspólnym folderze możesz zapisywać faktury zakupu, dzieląc je jednocześnie na okresy, których dotyczą.

Dzięki temu w razie potrzeby dużo łatwiej odnajdziesz to, czego szukasz.

dokumenty w firmie 3

Systematyczność

Wdrożenie takiego usprawnienia będzie miało sens tylko wtedy, gdy będziesz to robić systematycznie. Wybierz sobie pasującą Ci zasadę – np. codziennie na koniec dnia, w każdy piątek itp. i staraj się ją konsekwentnie realizować. A może wolisz wrzucać każdy dokument od razu po tym, jak go otrzymujesz? To też dobre rozwiązanie, o ile jest wykonalne i nie zaburzy Twojej pracy. 

Warto unikać nagromadzenia zaległości, bo im później się za to weźmiesz, tym większa szansa, że coś przegapisz. Krótkie, ale regularne “sesje” sprawią, że ta czynność nie będzie Cię przytłaczać.

Co jeszcze zyskujesz?

Lepszy dostęp do dokumentów nie tylko pozwala Ci podejmować szybsze i bardziej pewne decyzje biznesowe, ale daje Twojej firmie też wiele innych korzyści, m.in.: 

  • masz wiedzę o firmie na wyciągnięcie ręki, 
  • możesz łatwo wymieniać się informacjami i dokumentami z innymi – współpracownikami i kontrahentami, 
  • nie zaśmiecasz biura – ewentualne dokumenty papierowe mogą trafić do księgowego lub do archiwum, 
  • oszczędzasz na materiałach biurowych (koszty druku),
  • w razie, gdyby oryginał dokumentu został zgubiony lub zniszczony – masz nadal dostęp do jego treści,
  • nie musisz za każdym razem dzwonić do księgowego z prośbą o skan dokumentu,
  • masz więcej czasu na działania biznesowe, 
  • budujesz swój wizerunek profesjonalisty przed partnerami biznesowymi – wiedzą, że podchodzisz poważnie do biznesu i możesz szybko zweryfikować to co mówią. 

Poza tym, porządek i systematyczność powodują, że możesz uniknąć “zgubionych” kosztów i płacenia niepotrzebnie wyższych podatków (więcej na ten temat pisaliśmy w poście Jak płacić mniejsze podatki?).

dokumenty w firmie

Zorganizuj dokumenty w swojej firmie i poczuj różnicę

Nie od dziś wiadomo, że odpowiednio ułożone procesy administracyjne odgrywają niezwykle ważną rolę w sprawnym działaniu firmy. Mogą być nawet ważnym elementem przewagi nad konkurencją. 

Oczywiście rozwiązań jest wiele – podaję Ci tylko przykłady. Wiele będzie zależeć od tego, czy w Twojej firmie sam zajmujesz się dokumentami, czy zatrudniasz do tego dedykowaną osobę. Być może Twoje biuro rachunkowe lub program oferuje pomocne rozwiązania? Niezależnie od sytuacji, ważne jest uzyskanie efektu dostępności dokumentów (lub informacji) od ręki

Staraj się korzystać ze zdobyczy technologii, tym bardziej, że dość często są darmowe. Możesz dzięki temu przenieść swoją firmę na wyższy poziom działania. Jestem przekonany, że szybko odczujesz pozytywne efekty. Pamiętaj, że nie robisz tego dla kogoś innego, tylko dla siebie i swojego biznesu. 

A może w Twojej firmie miały miejsce sytuacje, w których nie dało się znaleźć jakiejś umowy, pisma lub innego dokumentu? Po prostu nagle tych dokumentów nie było, a potrzebne były “na już”? 

Podziel się swoimi doświadczeniami i pomóż nam uświadamiać przedsiębiorców o tym, że warto prowadzić biznes z głową! 

Zachęcamy Cię do dyskusji.

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku

Newsletter to regularna dawka wiedzy, która pomoże Ci zadbać o finanse Twojej firmy.

To także dostęp do darmowych materiałów i narzędzi, które ułatwią zastosowanie tej wiedzy w praktyce. 

Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.