foto3

Cześć! Tu Julita i Sebastian. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców w obszarze finansów. Sami też prowadzimy własny biznes. Chcemy pomóc Ci zrozumieć finanse Twojej firmy i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wierzymy, że to jeden z kluczowych warunków rozwoju Twojego biznesu.

Nadchodzi taki dzień w miesiącu, kiedy musisz przysiąść do ogarnięcia dokumentów do księgowości. Dla wielu przedsiębiorców to stracony czas. Muszą zajmować się “papierami”, a nie prowadzeniem biznesu. Też tak masz? Ach, te podatki…

A co jeśli Ci powiem, że zabierając się za to niewłaściwie, oprócz poczucia straty czasu, możesz też stracić pieniądze?

 

Dlaczego? Czyli w skrócie o tym, jak działają podatki

Wytłumaczę to teraz tylko w bardzo uproszczony sposób, bo nie jest to głównym celem tego postu (a później jeszcze pewnie nie raz wrócimy do tego tematu na blogu).

Generalnie, wydatki, jakie ponosisz przy prowadzeniu firmy w większości mogą stanowić koszty podatkowe, które pomniejszają kwotę podatku, jaką płacisz do urzędu skarbowego. Zatem im więcej kosztów (przy takiej samej kwocie przychodów), tym niższy podatek.

Jest tu oczywiście sporo wyjątków i zasad, ale nie chcę dziś ich wszystkich omawiać. Skupię się na jednej z nich: żeby uznać jakiś wydatek za koszt, jego poniesienie musi być odpowiednio udokumentowane.

 

Jak to rozumieć?

W praktyce oznacza to najczęściej zasadę:

BRAK DOKUMENTU = BRAK KOSZTU

Jeśli więc nie dostarczasz jakiegoś dokumentu swojemu księgowemu – najprawdopodobniej tracisz pieniądze, bo płacisz wyższy podatek, niż powinieneś.

Podobnie sprawa wygląda z kwestią odliczenia podatku VAT. Jeżeli wydatek kwalifikuje się do odliczenia, ale nie dostarczysz dokumentu księgowemu – podatek VAT możliwy do odzyskania przepadnie. A zatem, jeśli jesteś “VAT-owcem” – tracisz jeszcze więcej.

 

Dla porządku, zaznaczę tylko, że ten temat dotyczy Twojej firmy, jeżeli rozliczasz podatek dochodowy w sposób, który pozwala na uwzględnianie kosztów uzyskania przychodów (niektóre formy opodatkowania tego nie przewidują, np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) lub jesteś podatnikiem VAT.

 

podatki

 

Wróćmy do Twojej firmy

Załóżmy, że jest piąty dzień miesiąca. Termin przesłania dokumentów, na który umówiłeś się ze swoim księgowym mija właśnie dziś. To ostatni dzwonek, by się za to zabrać. Przygotowujesz więc w pośpiechu faktury, które masz gdzieś pewnie pogrupowane na “zapłacone” i “do zapłaty”. Dokumenty dostarczasz do księgowego.

Zastanówmy się, co mogło Ci umknąć?

Pokażę Ci kilka przykładów typowych “zgubionych” kosztów. To przypadki z życia wzięte, bo jako księgowa w biurze rachunkowym regularnie spotykałam się z takimi sytuacjami. Jest więc spora szansa, że mogą się pojawić również u Ciebie

Wspomnę jeszcze, że Twoja firma jest nieco bardziej narażona na to ryzyko, jeśli rozliczasz się w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), a nie pełnej księgowości. To dlatego, że wymogi formalne są nieco mniejsze (np. zazwyczaj nie musisz wtedy obowiązkowo przesyłać księgowemu wyciągów bankowych). Niektóre przykłady będą więc dotyczyć właśnie firm rozliczających się w formie KPiR.

 

Oto kilka typowych kosztów, które możesz “zgubić”:

  • opłaty bankowe (za prowadzenie rachunku firmowego, przelewy, przewalutowania, prowizje za płatności kartą, wypłaty z bankomatów itp.) – są udokumentowane na wyciągach bankowych, więc jeśli nie prześlesz ich do księgowego, to nie będzie wiedział, że istnieją, a więc nie zaliczy ich do kosztów podatkowych,
  • odsetki od kredytów – posiadasz kredyt firmowy? w rachunku bieżącym lub taki klasyczny, spłacany w ratach? bank regularnie pobiera Ci odsetki? jeśli tak – one też mogłyby być Twoim kosztem podatkowym, ale tylko wtedy, gdy dostarczysz wyciąg bankowy,
  • wydatki opłacane na podstawie proformy – przesyłasz księgowemu proformę, która dotarła do Ciebie od firmy, w której zamówiłeś usługę i myślisz, że masz temat z głowy – niestety, dopóki nie dostarczysz właściwej faktury, księgowy nie będzie mógł ująć kosztu, ani odliczyć podatku VAT (proforma służy zwykle tylko do dokonania płatności, ale nie jest dokumentem ważnym podatkowo),
  • faktury płatne gotówką firmową lub prywatną kartą – wielu przedsiębiorców kompletuje faktury przeglądając wydatki z firmowego rachunku bankowego za dany okres – to dobra metoda, ale nie można na niej poprzestawać – nie znajdziesz w ten sposób choćby płatności gotówkowych i faktur opłacanych w inny sposób (np. prywatną kartą), dlatego łatwo mogą Ci umknąć.

 

 więcej przykładów znajdziesz w darmowym mini ebooku, który możesz pobrać zapisując się na newsletter (szczegóły poniżej)

 

podatki

 

Co na to księgowy?

Zastanawiasz się pewnie po co Ci o tym mówię, skoro od takich spraw masz księgowego, który z pewnością zadba o to, żeby wszystko było w porządku.

Możesz o tym nie wiedzieć, ale Twój księgowy najczęściej nie musi informować Cię o tym, że nie dostarczyłeś jakiejś faktury lub innego dokumentu. Przeważnie umowy dotyczące prowadzenia księgowości nie przewidują takiego obowiązku po stronie biura rachunkowego.

Z resztą, księgowy może po prostu nie wiedzieć o niektórych wydatkach – szczególnie jeśli nie dostarczasz mu wyciągu bankowego lub są to wydatki opłacane innymi sposobami niż z rachunku firmowego (np. prywatna karta).

Odpowiednie skompletowanie dokumentów to Twoje zadanie, a przede wszystkim – Twoje pieniądze. Księgowy, który Ci o tym przypomina lub Cię w tym wspiera, robi to też w Twoim interesie.

 

podatki

 

Czy gra jest „warta świeczki”?

Bywa, że zdecydowanie tak.

Obsługując księgowość wielu firm (zarówno małych, jak i dużych) widziałam, że zjawisko “zgubionych” kosztów jest dość powszechne. W niektórych firmach sięgały one nawet kilkuset tysięcy złotych rocznie. Może się to więc przekładać na naprawdę spore kwoty zawyżonego podatku, którego można uniknąć.

Zabrzmiało mało optymistycznie, ale chyba widzisz już, jak ważne jest dostarczanie wszystkich dokumentów do księgowości.

 

Zadbaj o dokumenty i nie trać pieniędzy

Zachęcam Cię do dokładnej analizy tego tematu w Twojej firmie. Bo chyba nie warto tracić pieniędzy z takich powodów? Przemyśl jak z tym jest u Ciebie, skontaktuj się w tej sprawie z księgowym i sprawdź gdzie możesz mieć braki. Następnie zrób wszystko, aby nie powielać tych samych błędów.

Dzięki temu możesz płacić mniejsze podatki i mieć więcej pieniędzy na rozwój Twojego biznesu.

Na dobry początek mam dla Ciebie jedną radę. Jeśli jeszcze tego nie stosujesz – staraj się zbierać i porządkować wszystkie faktury na bieżąco, jak tylko je otrzymujesz. To zdecydowanie zmniejsza ryzyko “zgubienia” kosztów.

Julita

 

Mamy dla Ciebie prezent! W darmowym mini ebooku opisaliśmy jeszcze więcej przykładów typowych “zgubionych” kosztów, z którymi najczęściej spotykaliśmy się w praktyce. Dodatkowo, znajdziesz w nim praktyczne wskazówki jak możesz unikać takich sytuacji. 

Sprawdź, czy nie występują w Twojej firmie i czy nie tracisz pieniędzy. Wystarczy, że zapiszesz się na newsletter, a otrzymasz dostęp do materiałów do pobrania – zupełnie za darmo.

 

 

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.