foto3

Cześć! Tu Julita i Sebastian. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców w obszarze finansów. Sami też prowadzimy własny biznes. Chcemy pomóc Ci zrozumieć finanse Twojej firmy i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wierzymy, że to jeden z kluczowych warunków rozwoju Twojego biznesu.

Jako przedsiębiorcy, w zdecydowanej większości musimy płacić składki do ZUS. Zarówno wtedy, gdy prowadzimy firmę jednoosobową, jak i wtedy, gdy zatrudniamy pracowników. W pierwszym przypadku płacimy po prostu składki za siebie, a w drugim również za swoich pracowników.

Niezależnie od tego, o jakim przypadku mówimy, w naszej firmie będą występować pewne rozliczenia z ZUS. I tak samo jak w rozliczeniach z klientami czy dostawcami – warto dbać o ich porządek.

Cechą wspólną ZUS i innych partnerów biznesowych jest też to, że co jakiś czas musimy skontaktować się z tym szczególnym “kontrahentem” – w takiej czy innej sprawie.

Istnieje narzędzie, które to wszystko ułatwia. Dziwnym trafem jednak, nadal stosunkowo niewielu przedsiębiorców wie o jego istnieniu. Mam na myśli Platformę Usług Elektronicznych ZUS, w skrócie PUE ZUS.

 

Czemu nie wiemy o PUE ZUS?

Wyjaśnienie jest dość proste. Rozliczenia z ZUS, razem z innymi sprawami księgowo-kadrowymi, powierzamy zwykle zewnętrznej firmie – najczęściej jest to biuro rachunkowe.

Po podpisaniu umowy na świadczenie usług z biurem, zostajemy zwykle poproszeni o podpisanie odpowiedniego pełnomocnictwa. Upoważnia ono księgowego (lub osobę zajmującą się kadrami) do kontaktowania się w naszym imieniu z ZUS oraz załatwiania spraw dotyczących naszej firmy.

I na tym zwykle kończy się nasza relacja z ZUS (no, może z wyjątkiem regularnych przelewów). W każdym razie, na ogół nie widzimy już potrzeby usprawniania komunikacji w ramach tej relacji.

 

PUE ZUS

 

Co to jest PUE ZUS?

PUE ZUS, najprościej mówiąc, to portal, który umożliwia załatwianie spraw i kontakt z ZUS w formie elektronicznej. Za jego pośrednictwem możemy uzyskać wgląd do danych naszej firmy, przekazywać dokumenty, składać wnioski, zadawać pytania i otrzymywać na nie odpowiedzi – dokładnie tak samo, jak byśmy byli osobiście w oddziale ZUS – tyle, że przez internet.

Dostęp do platformy znajdziesz pod tym linkiem: http://www.zus.pl/pue

Aby zacząć z niej korzystać, wystarczy się zarejestrować i zalogować do swojego konta.

 

Co jest potrzebne do rejestracji?

Kroki, jakie trzeba wykonać, aby założyć konto na PUE ZUS znajdziesz również na podanej powyżej stronie.

Korzystanie z platformy jest bezpłatne. Na początku konieczne będzie tylko uwierzytelnienie profilu przy użyciu jednej z poniższych metod:

  • Profilu Zaufanego ePUAP,
  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  • bankowości elektronicznej (tylko w bankach, z którymi ZUS współpracuje w tym zakresie – ich listę znajdziesz tutaj)

Ja polecam Ci skorzystanie z Profilu Zaufanego ePUAP. Jest on przydatny również w wielu innych kwestiach, o czym pisałam już wcześniej w poście Załatwiaj sprawy bez wizyty w urzędzie – Profil Zaufany ePUAP.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą – to wszystko, czego potrzebujesz. Gdy prowadzisz biznes w formie spółki (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), musisz najpierw założyć swój prywatny profil w PUE, a następnie “podpiąć” do niego profil firmowy. W tym celu konieczne będzie jednorazowe złożenie w ZUS odpowiedniego pełnomocnictwa (szczegóły znajdziesz tutaj).

 

PUE ZUS

 

Dlaczego warto założyć konto w PUE ZUS?

Jest co najmniej kilka powodów:

1. Sprawdzisz stan rozliczeń Twojej firmy z ZUS.

Warto to robić raz na jakiś czas, by zobaczyć czy nie ma zaległości lub nadpłaty.

Żadna z nich nie jest pożądana. Zaległość oznacza, że na koncie mogą gromadzić się odsetki i zapłacisz więcej niż w normalnej sytuacji. A im później to odkryjesz, tym większą kwotę przyjdzie Ci zapłacić. Nadpłata z kolei oznacza, że niepotrzebnie zamrażasz środki, które mogły być w tym czasie wykorzystane lepiej.

Możesz pomyśleć, że taka sytuacja nie dotyczy Twojej firmy i chodzi pewnie o jakieś nieliczne przypadki. Wiedz jednak, że naprawdę niewiele trzeba, by powstała różnica w rozliczeniach. Wystarczy na przykład, że spóźnisz się z przelewem do ZUS. Przy większych kwotach nawet jeden dzień zwłoki może spowodować, że zostaną naliczone odsetki. Następny przelew zostanie w pierwszej kolejności zaliczony na poczet tych odsetek, więc na koncie zostanie niedopłata.

Przyczyną może być też zwykły, choćby czeski błąd w kwocie. Możesz go zrobić Ty – wykonując przelew, ale też Twój księgowy – podając Ci kwotę do zapłaty w mailu. W natłoku zadań może się też zdarzyć, że wykonasz ten sam przelew dwa razy – przyznasz chyba, że to nie jest niemożliwe?

Trudno wykluczyć wszystkie możliwe pomyłki – lepiej się upewnić i sprawdzić rozliczenia w PUE ZUS.

Z praktyki wiem niestety, że ZUS oraz Twój księgowy niekoniecznie Cię o tym poinformują. Bardzo często trzeba o to zadbać samemu.

 

2. Uzyskasz zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS.

Przez platformę możesz wystąpić z wnioskiem o wydanie takiego zaświadczenia. Może ono być potrzebne w niektórych sytuacjach, np. wtedy, gdy:

– ubiegasz się o kredyt,

– chcesz wziąć samochód w leasing,

– bierzesz udział w przetargu.

Co ważne, zaświadczenie również możesz otrzymać drogą elektroniczną i (jeśli oczywiście nie ma żadnych zaległości) zwykle jest ono wydawane od razu.

Jeśli chcesz wiedzieć jak uzyskać takie zaświadczenie – możesz to sprawdzić tutaj.

 

3. Upewnisz się, czy Twoje biuro rachunkowe wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Mimo zaufania, jakim przeważnie darzymy księgowych, warto sprawdzić, czy na pewno wszystko odbywa się prawidłowo.

Na PUE możesz m.in. zweryfikować, czy kwoty, które płacisz odpowiadają deklaracjom składanym przez biuro rachunkowe. Oczywiście nie chodzi o to, żeby weryfikować to co miesiąc, przy każdym rozliczeniu. Myślę, że przynajmniej raz w roku wystarczy.

W końcu płacisz za usługę i tak jak w każdym innym przypadku, chcesz wiedzieć czy jest ona realizowana rzetelnie.

 

4. Otrzymasz powiadomienia o zwolnieniach lekarskich Twoich pracowników, czyli tzw. L4.

O nieobecności pracownika dowiesz się więc od razu po jego wizycie u lekarza (często jeszcze zanim wyjdzie z gabinetu), a nie dopiero wtedy, gdy pracownik Cię o tym poinformuje.

Możesz nawet ustawić sobie powiadomienia SMS.

 

5. Nie musisz tracić czasu na stanie w kolejkach.

A jeśli już konieczna jest wizyta – możesz ją umówić również poprzez PUE.

 

6. Nie ograniczają Cię godziny otwarcia oddziału ZUS.

Portal dostępny jest dostępny 24/7, więc swoje sprawy możesz załatwiać również późnym popołudniem czy w weekendy – kiedy Ci odpowiada.

 

PUE ZUS

 

Dbaj o rozliczenia z ZUS z pomocą PUE ZUS

Rozliczenia z ZUS są często istotnym elementem rozliczeń finansowych w firmie. To wystarczający powód, by zadbać o ich porządek, ale nie jedyny.

Warto pamiętać, że niewłaściwie rozliczanie się z ZUS może powodować też inne negatywne konsekwencje – m.in. naliczenie dodatkowych opłat lub kar pieniężnych, a nawet utratę niektórych świadczeń. Na tym można stracić dużo więcej niż porządek w finansach firmowych.

Jestem bardzo ciekawa czy słyszeliście wcześniej o tej platformie? A jeśli tak, to czy z niej korzystacie? Dajcie znać w komentarzach 🙂

 

Julita

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.