foto3

Cześć! Tu Julita i Sebastian. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców w obszarze finansów. Sami też prowadzimy własny biznes. Chcemy pomóc Ci zrozumieć finanse Twojej firmy i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wierzymy, że to jeden z kluczowych warunków rozwoju Twojego biznesu.

Z terminami płatności spotykamy się na co dzień – najczęściej przy opłacaniu i wystawianiu faktur. Znajdziemy je też często w naszych umowach z dostawcami i klientami.

Bywa tak, że przedsiębiorcy nie przywiązują większej wagi do terminów płatności. To spory błąd, bo są one jednym z podstawowych narzędzi do zarządzania płynnością finansową.

 

Płynność finansowa – co to jest?

Zacznę od tego, czym jest płynność finansowa. Wspominaliśmy już o tym w poście Zarządzanie finansami firmowymi – nie tylko faktury i płatności.

Przypomnę, że mówi ona o tym, czy firma jest zdolna do regulowania swoich zobowiązań w terminie.

Pod pojęciem zobowiązań kryją się przede wszystkim faktury od dostawców, wynagrodzenia pracowników czy podatki. Jeśli opłacasz je zawsze w terminie – Twoja firma prawdopodobnie nie ma problemu z płynnością finansową.

Co ważne, o płynności mówimy zawsze w kontekście przepływów pieniężnych (wpływów i wydatków), a nie w odniesieniu do przychodów i kosztów (o różnicach między nimi pisałem tutaj: Wydatek a koszt – jaka jest różnica?).

Płynność finansowa jest jednym z najważniejszych papierków lakmusowych, którego możemy użyć do oceny kondycji finansów firmy.

 

Problemy z płynnością finansową – skutki

To chyba dość jasne, że posiadanie płynności jest kluczowe, aby firma dobrze działała. Bez środków na płatności wszystko staje się trudniejsze.

Oto przykłady tego, co może się stać, gdy utracisz płynność finansową:

  • tracisz wiarygodność u dostawców, którzy w pierwszej kolejności będą żądali od Ciebie płatności z góry, a z czasem mogą w ogóle nie chcieć utrzymywać z Tobą relacji biznesowych – bez niezbędnych zasobów od dostawców, nie zrealizujesz zamówień dla swoich klientów,
  • nie możesz wypłacić wynagrodzeń pracownikom – w efekcie zespół nie będzie zmotywowany do pracy i możesz spodziewać się rezygnacji, to również przekłada się na jakość obsługi klienta,
  • z tych powodów możesz stracić klientów – a to dodatkowo pogłębi problem, bo ograniczy wpływy, których tak bardzo potrzebujesz,
  • aby zatrzymać klientów lub ratować sytuację z płynnością zaczynasz godzić się na warunki, na które normalnie nie przystajesz (np. udzielasz rabatów, które powodują, że sprzedajesz bez zysku) – w tym momencie problem z płynnością przekłada się na problem z rentownością.

Jak widzisz, w takiej sytuacji nietrudno o czarny scenariusz. Jeśli szybko nie zadziałasz, może się okazać, że jedynym wyjściem będzie ogłoszenie upadłości firmy.

Ok, ustaliliśmy już, że płynność finansowa jest bardzo ważna. Jak w takim razie nią zarządzać?

 

terminy płatności a płynność finansowa 3

 

Termin płatności jako narzędzie

Narzędzi jest oczywiście wiele. Jednym z nich są właśnie terminy płatności i to na nich się dzisiaj skupimy.

Termin płatności mówi o tym, kiedy możesz spodziewać się zapłaty od klienta lub kiedy musisz zapłacić swojemu dostawcy. W praktyce oczywiście bywa z tym różnie, ale tą kwestię na razie zostawmy – przyjmijmy na chwilę, że wszyscy płacą w terminie.

Od tego, jaki termin ustalisz ze swoim kontrahentem, zależy więc to, jak szybko nastąpi wpływ środków do Twojej firmy lub ich wypływ (wydatek). W Twoim interesie będzie możliwe przyspieszanie wpływów i opóźnianie wydatków. To pierwszy i mam nadzieję, dość oczywisty wniosek. Ale dlaczego to jest takie ważne?

 

Cykl konwersji gotówki

Działalność gospodarcza wymaga zwykle zaangażowania pewnych zasobów pieniężnych (gotówki).

 

Dla jasności, nie chodzi oczywiście tylko o fizyczną postać gotówki (banknoty i monety), ale również o środki na rachunkach bankowych. W finansach pod pojęciem gotówki rozumie się często wszystkie formy pieniędzy, które mogą być natychmiast upłynnione (wykorzystane do zapłaty za coś).

Zwracałem wcześniej uwagę (m.in. w poście Przychód a dochód firmy), że język potoczny jest mniej precyzyjny niż język finansowy i trzeba na to uważać. Jak widzisz, czasem bywa też na odwrót – finansiści też bywają niekonsekwentni :). Aby być precyzyjnym, najlepiej powiedzieć, że chodzi tu o środki pieniężne.

 

W każdym razie, te środki pieniężne są potrzebne np. do zakupu materiałów, z których zamierzasz wytwarzać produkty (lub których potrzebujesz do świadczenia usług). Zwykle musi minąć trochę czasu, zanim odzyskasz te pieniądze w formie płatności od klientów. Ten czas w finansach nazywany jest cyklem konwersji gotówki.

Cykl konwersji gotówki mówi o tym, na jaki czas (ile dni) musisz “zamrozić” pieniądze, zanim do Ciebie wrócą.

Czy lubimy zamrażać nasze pieniądze? Zdecydowanie nie!

Z tego prostego, intuicyjnego wniosku wynika zasada, którą warto się kierować w finansach firmowych: nie zamrażaj pieniędzy – skracaj cykl konwersji gotówki.

Jeśli nie do końca wierzysz intuicji i potrzebujesz bardziej merytorycznych argumentów – proszę bardzo 🙂

Każdy zrealizowany cykl konwersji gotówki oznacza, że zwróciła Ci się pewna “inwestycja” – np. zakup towaru. Uzyskujesz więc pewną nadwyżkę (zakładając oczywiście, że sprzedajesz z zyskiem). Im szybciej gotówka wraca, tym więcej takich “inwestycji” Twoja firma może zrealizować w jakimś okresie (np. w roku). Łączny zysk za taki okres będzie więc tym większy, im krótszy cykl konwersji gotówki.

Inaczej mówiąc, te same środki będą “obrócone” więcej razy. A każdy “obrót” oznacza dodatkowy zysk.

 

terminy płatności a płynność finansowa (2)

 

Przykład liczbowy

Dla jasności, posłużę się dodatkowo przykładem. Najłatwiej pokazać to na działalności handlowej, oczywiście w bardzo uproszczonej postaci.

Załóżmy, że handlujesz jednym rodzajem towaru i w jednym momencie możesz pozwolić sobie na zakup tylko 1 szt tego towaru (mało realny przykład, ale ułatwi obliczenia :)).

Towar kupujesz w cenie 1 000 zł, a sprzedajesz za 1 500 zł. Na każdej transakcji zarabiasz więc 500 zł (pomijamy VAT i inne podatki).

 

Scenariusz 1

W pierwszym scenariuszu od zapłaty za towar (przy jego zakupie), do momentu otrzymania płatności od naszego klienta (przy sprzedaży towaru) mija 90 dni. W ciągu roku zrealizujesz więc 4 takie transakcje i osiągniesz łączny zysk w wysokości 2 000 zł (4 x 500 zł).

Cykl konwersji gotówki = 90 dni
Zysk w skali roku = 2 000 zł

 

Scenariusz 2

W drugim scenariuszu uzyskujesz pieniądze ze sprzedaży po 30 dniach od chwili zapłaty swojemu dostawcy za towar. W ciągu roku uda Ci się przeprowadzić 12 transakcji, a więc osiągniesz zysk w kwocie 6 000 zł (12 x 500 zł).

Cykl konwersji gotówki = 30 dni
Zysk w skali roku = 6 000 zł

 

Mam nadzieję, że jest to w miarę zrozumiałe.

 

Ważne zależności

Jak to się przekłada na terminy płatności?

Zależności są takie:

  1. im dłuższy termin płatności przy zakupie – tym krótszy cykl konwersji gotówki,
  2. im krótszy termin płatności przy sprzedaży – tym krótszy cykl konwersji gotówki.

Oczywiście, terminy płatności są tylko jednym z czynników wpływających na cykl konwersji gotówki.

Nie bez znaczenia są też kwestie organizacyjne i techniczne związane z procesami zachodzącymi w Twojej firmie. Szczególnie istotna jest kwestia zarządzania zapasami, ale to już temat na inną okazję.

 

Ujemny cykl konwersji gotówki

W skrajnym przypadku możesz nawet osiągnąć ujemny cykl konwersji gotówki.

Taka sytuacja wystąpi, na przykład, gdy zamówisz towar z terminem płatności 30 dni i w tym czasie (zanim zapłacisz dostawcy) uda Ci się go sprzedać i uzyskać płatność od klienta.
Przelew dla dostawcy możesz więc wykonać ze środków pozyskanych od klientów, bez potrzeby angażowania własnych zasobów gotówki.

Najlepszym przykładem firm, które działają w taki sposób są supermarkety. Dzięki swojej pozycji negocjują długie terminy płatności u dostawców, którym z kolei zależy, by “być na półkach” w dużych sieciach. Z drugiej strony, klienci supermarketu nie otrzymują odroczonego terminu płatności, bo po prostu płacą w kasie.

Z finansowego punktu widzenia, jest to niezwykle korzystna sytuacja, choć często trudna do zrealizowania. Niesie też jednak za sobą pewne ryzyka. Nieco więcej o tym modelu pisałem tutaj: Biznes bez pieniędzy – czy to możliwe?

 

terminy płatności a płynność finansowa

 

Dostosuj do swojej sytuacji

Oczywiście skracanie cyklu konwersji gotówki nie powinno być celem samym w sobie. Jak zawsze, musisz wziąć pod uwagę swoją sytuację i własne okoliczności.

Pierwsza sprawa to pozycja negocjacyjna. Łatwo powiedzieć: “zmień swoje terminy płatności” – czasem jest to po prostu niewykonalne.

Będąc małą firmą, niewiele zdziałasz w negocjacjach z dostawcą energii czy gazu – to jasne. Ale tam, gdzie jest to możliwe – warto próbować i negocjować. Szczególnie, gdy dopiero zaczynasz i zastanawiasz się, jaką przyjąć politykę w kwestii terminów płatności przy sprzedaży.

Z drugiej strony, w danej chwili możesz mieć po prostu inne priorytety. Jeśli sprzedaż jest aktualnie słabym punktem w Twojej firmie i nie masz problemów z płynnością finansową, to skracanie terminów płatności prawdopodobnie nie będzie dobrym rozwiązaniem. Być może lepiej zadziałać w drugą stronę – wydłużyć termin i tym samym zachęcić klientów do większych zakupów. Nie można zapominać, że terminy płatności są ważnym elementem relacji z klientem.

Pamiętaj, że mówimy tu o finansowym punkcie widzenia, ale to Ty musisz podjąć decyzję, co jest w danym momencie ważniejsze dla Twojej firmy. Nie zawsze będzie to płynność finansowa.

Ważne, że już wiesz, co leży na szali, gdy ustalasz terminy z kontrahentami.

 

Sebastian

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.