Ulga na złe długi - jak odzyskać podatki, gdy klient nie płaci? - Finansowy Punkt Widzenia

Dziś będzie o tym, czym jest ulga na złe długi i jakie korzyści dla Twojej firmy może przynieść.

W każdej firmie (mniejszej i większej) może się zdarzyć, że kontrahent nie zapłaci za fakturę w terminie. Niestety, to dość częste zjawisko w realiach biznesowych. Czasem będzie to tylko krótkie spóźnienie wynikające ze zgubionej faktury lub zwykłego zapominalstwa. Szybkie przypomnienie o zaległości powinno wtedy załatwić sprawę i nawet tego nie odczujemy. 

O wiele bardziej problematyczne są z reguły te dłuższe opóźnienia. Tutaj będzie zwykle potrzebne więcej działań, by w końcu pieniądze dotarły na nasze konto. Skutki finansowe także będą bardziej dotkliwe dla naszej firmy. 

A jeśli mamy takich niepłacących kontrahentów więcej – mogą nas czekać problemy z płynnością finansową. Z czasem może się okazać, że nie będziemy mieć jak zapłacić naszym pracownikom, podwykonawcom i innym kontrahentom. Wtedy nietrudno o czarny scenariusz (o którym wspominaliśmy m.in. w poście Terminy płatności a płynność finansowa). 

Niestety to, że kontrahent nie zapłacił nam za fakturę nie powoduje, że nie musimy płacić naszych własnych zobowiązań. Dotyczy to również podatków. 

A gdyby tak odzyskać podatki, które zapłaciliśmy w związku z wystawieniem takiej niezapłaconej faktury? Temu właśnie służy ulga na złe długi. 

Ulga na złe długi - jak odzyskać podatki, gdy klient nie płaci 1

Ulga na złe długi – co to jest?

W dużym skrócie, ulga na złe długi to narzędzie przewidziane w przepisach podatkowych, które pozwala Ci odzyskać podatki zapłacone od wystawionej przez Ciebie faktury, która nie została opłacona

Ulga na złe długi dotyczy podatku dochodowego oraz podatku VAT. 

Jak działają podatki

Aby lepiej zrozumieć korzyści, jakie daje ulga na złe długi, na wstępie opiszę pokrótce jak działają podatki (w dużym uproszczeniu). 

Gdy sprzedajesz towar lub usługę i wystawiasz z tego tytułu fakturę, w zdecydowanej większości przypadków (oczywiście są wyjątki) rodzi to dla Ciebie obowiązek zapłaty podatków – zarówno dochodowego, jak i VAT. Musisz je opłacić w terminach określonych w przepisach, a więc zazwyczaj 20. oraz 25. dnia następnego miesiąca. 

Nie ma znaczenia, czy do tego czasu otrzymasz już płatność od swojego klienta, czy nie – masz obowiązek zapłaty podatków. Ten obowiązek powstaje bowiem na skutek samego faktu sprzedaży (oraz wystawienia faktury), a nie dopiero otrzymania zapłaty. 

W tym miejscu, na marginesie, chcę wspomnieć o jednym z wyjątków od tej zasady, o którym warto pamiętać. Dotyczy on podatku VAT. Otóż o ile dla obowiązku zapłaty podatku nie ma znaczenia z jak dużym opóźnieniem otrzymasz pieniądze, o tyle ma już znaczenie, jeśli otrzymasz je z wyprzedzeniem, a więc przed dokonaniem sprzedaży. 

Zapłata przed datą sprzedaży przyspiesza bowiem (zazwyczaj, bo tu również są wyjątki) moment powstania obowiązku zapłaty podatku VAT. Stąd też biorą się tzw. faktury zaliczkowe. Jeśli więc, dla przykładu, za towar dostarczany w czerwcu otrzymujesz zaliczkę w maju – podatek VAT zapłacisz w rozliczeniu za maj. Mimo, że sama dostawa towaru będzie miała miejsce w czerwcu. 

Jak widzisz, przepisy podatkowe w tym aspekcie są dość niesymetryczne. Nieco więcej o tym, jak działa podatek VAT, możesz przeczytać w innych naszych wpisach na blogu: 

Zrozum VAT i nie daj się zaskoczyć!

Jak obliczyć podatek VAT do zapłaty? – darmowy kalkulator VAT

Dlaczego VAT nie jest kosztem Twojej firmy? Czyli wydatek a koszt cz. II

Niezapłacona faktura a podatki

Widzisz zatem, że jeśli Twój kontrahent długo zwleka z zapłatą, nietrudno o sytuację, w której obowiązek zapłaty podatku wystąpi wcześniej niż otrzymanie płatności od klienta. 

Przedstawmy to jeszcze dla jasności na przykładzie: 

31 maja dokonujesz sprzedaży i wystawiasz fakturę z 14-dniowym terminem płatności (zatem termin przypada na 14 czerwca). Powiedzmy, że kwota faktury to 10 000 zł netto, a brutto 12 300 zł (2 300 zł VAT).

Z tytułu tej faktury musisz opłacić podatek dochodowy do 20. czerwca, a podatek VAT do 25. czerwca. (Oczywiście łączna wysokość podatku oraz to, czy w ogóle go zapłacisz, zależy od wszystkich transakcji z danego okresu. Ale tutaj analizujemy tylko skutki tej określonej transakcji i faktury.)

W takim przypadku wystarczy więc, że Twój kontrahent spóźni się z zapłatą o więcej niż 11 dni (tyle minie od 14. do 25. czerwca) i już wystąpi omawiana sytuacja.

Ma to oczywiście negatywny wpływ na płynność finansową Twojej firmy. Środki na zapłatę podatków musisz wygospodarować z innego źródła, niż transakcja, której one dotyczą. A im dłużej trwa ta sytuacja, tym więcej Cię to kosztuje. 

To w takich sytuacjach ma właśnie pomagać ulga na złe długi.  

płynność finansowa

Ulga na złe długi – jak działa?

Ok, przejdźmy teraz do szczegółów działania samej ulgi na złe długi. 

Daje ona możliwość odzyskania podatków od niezapłaconej faktury po upływie 90 dni od terminu płatności. A dokładniej, w rozliczeniu za miesiąc, w którym minął ten 90 dzień. 

Z ulgi możesz zatem skorzystać dopiero wtedy, gdy Twój kontrahent bardzo długo zwleka z zapłatą za fakturę (90 dni to niemal 3 miesiące).

Wróćmy do naszego przykładu:

Termin płatności wystawionej faktury to 14 czerwca. 90 dni upłynie 12 września, a więc jeśli do tego czasu nadal nie otrzymasz płatności, możesz skorzystać z ulgi rozliczając podatki za wrzesień.

Co oznacza skorzystanie z ulgi w tym przykładzie? W rozliczeniu VAT za wrzesień zapłacisz o 2 300 zł mniej. A w rozliczeniu PIT (lub CIT) za wrzesień – mniej o kwotę podatku wynikającą z tej faktury. Jej wysokość zależy od tego, jaki podatek dochodowy płacisz. Załóżmy, że rozliczasz się podatkiem liniowym 19% – wtedy będzie to 1 900 zł podatku mniej.

Łącznie we wrześniu odzyskasz podatki w kwocie 4 200 zł. O tyle mniej zapłacisz w porównaniu do tego, co wyszłoby z bieżących transakcji we wrześniu.

Kiedy ulga na złe długi będzie bardziej odczuwalna

Jak możesz zauważyć w przykładzie, ulga przynosi korzyść szczególnie wtedy, gdy we wrześniu wychodzą Ci podatki do zapłaty. Jeśli w tym okresie (czyli miesiącu, w którym korzystasz z ulgi) nie masz podatków do zapłaty, ta korzyść nie będzie tak odczuwalna. 

Nadal jednak możesz rozliczyć tą uwolnioną kwotę podatku VAT w kolejnych okresach lub uzyskać wyższy zwrot VAT. A a w przypadku podatku dochodowego – uwzględnić ją w obliczeniach za kolejne okresy. Korzyść będzie więc po prostu odroczona w czasie. 

A co, gdy kontrahent w końcu zapłaci?

Celem ulgi jest łagodzenie skutków tzw. zatorów płatniczych, które powodują problemy z płynnością firm. Nie chodzi tu natomiast o przyznawanie swego rodzaju bezzwrotnej dotacji w postaci całkowitego umorzenia podatków. 

Dlatego ulga działa do momentu, gdy otrzymasz płatność od kontrahenta. W miesiącu jej wpływu obowiązek zapłaty podatków wraca. Czyli w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymujesz płatność za zaległą fakturę, doliczasz wynikające z niej podatki do rozliczenia. Zarówno w podatku VAT, jak i dochodowym. 

Z założenia masz jednak już wtedy środki na ich opłacenie, bo otrzymujesz je przecież od klienta, który zalegał. Ulga ma więc raczej charakter pożyczki, którą otrzymujesz od państwa na czas zwłoki Twojego klienta z płatnością. 

Ulga na złe długi – warunki skorzystania

Skorzystanie z ulgi nie zawsze będzie jednak możliwe. Przepisy przewidują tutaj pewne ograniczenia. Poza głównym warunkiem, czyli upływem 90 dni od terminu płatności faktury jest jeszcze kilka. W skrócie wyglądają one następująco: 

  • Od daty wystawienia zaległej faktury nie mogą upłynąć dwa lata (licząc od końca roku, w którym została wystawiona). 
  • Twój kontrahent nie może być w trakcie postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub w trakcie likwidacji
  • Aby skorzystać z ulgi w podatku VAT – Twoja firma, oraz firma Twojego kontrahenta musi posiadać status czynnego podatnika VAT. (Na ten temat pisaliśmy nieco więcej w poście: Czynny podatnik VAT – sprawdź swojego kontrahenta). 
  • Aby skorzystać z ulgi w podatku dochodowym – dochody z Twojej działalności oraz działalności Twojego kontrahenta muszą być opodatkowane w Polsce.

Te warunki są jeszcze oczywiście doprecyzowane w odpowiednich przepisach. Tak naprawdę, gdy masz możliwość skorzystania z ulgi, najlepiej każdy przypadek i tak poddać dokładnej weryfikacji przez księgowego. Jako specjalista będzie wiedział co i jak.  

Ulga na złe długi - jak odzyskać podatki, gdy klient nie płaci 3

Co jeśli Ty zwlekasz z płatnością? 

Ulga działa niejako w dwie strony i wpływa też na rozliczenia podatkowe Twojego klienta, który nie płaci za fakturę. Po upływie 90 dni od terminu płatności traci on prawo do uwzględnienia faktury w kosztach podatkowych i odliczenia VAT. Musi więc odpowiednio skorygować swoje rozliczenia i zapłacić wyższe podatki. 

Podobnie będzie, jeśli Ty zalegasz z płatnością za jakąś fakturę dłużej niż 90 dni. 

Jest tutaj jedna istotna różnica. Jako sprzedawca czekający na zapłatę za fakturę, masz prawo (a nie obowiązek) skorzystać z ulgi na złe długi. Natomiast jako zwlekający z zapłatą kupujący, masz obowiązek skorygowania podatków. 

Istnieje obecnie możliwość zwolnienia z obowiązku korygowania podatku dochodowego jako kupujący, pod pewnymi warunkami (m.in. spadek przychodów o co najmniej 50%). Zwolnienie zostało wprowadzone w ramach tzw. tarczy antykryzysowej i jest skierowane do firm dotkniętych negatywnymi skutkami pandemii. 

Ulga na złe długi jako metoda windykacji należności

Skorzystanie z ulgi na złe długi ma też jeszcze jedną zaletę – może działać jako skuteczna metoda windykacji należności. 

W praktyce, wielu przedsiębiorców, a nawet księgowych, nie stosuje się (zapomina lub nie wie) do obowiązku korekty podatków od niezapłaconych faktur. Mówimy tutaj o sytuacji z perspektywy firmy, która zalega z płatnością (czyli np. o Twoim niepłacącym kontrahencie). 

W momencie, gdy korzystasz z ulgi, przekazujesz urzędowi skarbowemu informację o niezapłaconej fakturze oraz dane niepłacącego kontrahenta. Urząd może zatem łatwo zweryfikować, czy Twój partner biznesowy wywiązał się ze swojego obowiązku korekty podatku. Gdy okazuje się, że tego nie zrobił – urząd kontaktuje się z nim w sprawie Twojej faktury! 

Na Twoją korzyść może tutaj zadziałać pewien mechanizm psychologiczny. Bo choć urząd nie wzywa do zapłaty za Twoją fakturę, a jedynie do dokonania odpowiedniej korekty rozliczeń podatkowych – często skutkiem może być pojawienie się środków za fakturę na Twoim koncie. Część osób, z różnych powodów, woli po prostu unikać jakichkolwiek problemów ze “skarbówką” i chcąc usunąć przyczynę interwencji – ureguluje zaległość. 

W ten sposób, skorzystanie z ulgi może tak naprawdę dać efekt lepszy, niż zakłada sama ulga. Zamiast czasowego odzyskania kwoty podatków, może skutecznie zakończyć cały problem zatoru płatniczego. 🙂 

Ulga na złe długi - jak odzyskać podatki, gdy klient nie płaci 4

Nie czekaj na księgowego – zadbaj o swój interes!

To nie pierwszy temat na naszym blogu, który może Ci się wydawać typową sprawą dla księgowego. (Inne takie kwestie poruszaliśmy m.in. w postach: Jak płacić mniejsze podatki w firmie? oraz Czynny podatnik VAT – sprawdź swojego kontrahenta). 

Dlaczego więc o tym piszemy? Bo nie wszyscy księgowi informują swoich klientów o takich możliwościach. Świetnie rozumiemy natomiast, że Ty jako przedsiębiorca niekoniecznie masz czas, by dowiadywać się o takich rzeczach we własnym zakresie. 

W szczególnej “grupie ryzyka” osób narażonych na tą niewiedzę są przedsiębiorcy rozliczający się w formie tzw. KPIR (księgi przychodów i rozchodów) i innych uproszczonych form ewidencji podatkowych.

W ramach KPIR nie ma obowiązku ewidencjonowania rozrachunków, czyli m.in. tego, czy dana faktura została opłacona, czy nie. Księgowy nie ma więc gotowego zestawienia, które umożliwiłoby łatwe “wyłapywanie” mocno przeterminowanych faktur. Inaczej jest na tzw. pełnej księgowości, gdzie taki obowiązek istnieje. 

Dlatego weź sprawy w swoje ręce i zadbaj o płynność finansową swojej firmy! 

Co musisz zrobić? 

Sprawdź już teraz, czy masz niezapłacone przez klientów faktury, dla których minął już 90 dzień od terminu płatności.

Jeśli tak – poinformuj o tym swojego księgowego i powiedz, że chcesz skorzystać z ulgi na złe długi. Profesjonalny księgowy będzie wiedział o co chodzi i zajmie się resztą formalności.

A jeśli zajmujesz się rozliczaniem podatków samodzielnie – poczytaj więcej na ten temat i zrób co trzeba 🙂 Polecam Ci korzystanie z oficjalnych stron urzędowych, takich jak ta: Biznes.gov.pl. W razie potrzeby, skonsultuj się też z księgowym lub doradcą podatkowym.

Julita

Stan prawny na dzień 07.05.2020

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Share on facebook
Podziel się tym postem na facebooku

Newsletter to regularna dawka wiedzy, która pomoże Ci zadbać o finanse Twojej firmy.

To także dostęp do darmowych materiałów i narzędzi, które ułatwią zastosowanie tej wiedzy w praktyce. 

Previous
Next
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.