foto3

Cześć! Tu Julita i Sebastian. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców w obszarze finansów. Sami też prowadzimy własny biznes. Chcemy pomóc Ci zrozumieć finanse Twojej firmy i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wierzymy, że to jeden z kluczowych warunków rozwoju Twojego biznesu.

Dziś rozprawimy się z kolejnymi pojęciami, które z pozoru oznaczają to samo – wydatek i koszt.

W tym przypadku różnica jest już nieco bardziej subtelna, niż w kwestii przychodu i dochodu, o których pisaliśmy w postach: Przychód a dochód firmy oraz Świetna oferta? Przychód a dochód cz. II. Ale za to dzisiejszy temat łączy się z pewnymi ważnymi zagadnieniami w finansach firmowych, które będę chciał przy okazji przybliżyć.

Ok, ale czy faktycznie jest się czym zajmować? Przecież jeżeli wydaję na coś pieniądze, to chyba jest to moim kosztem? Z finansowego punktu widzenia – niekoniecznie.

Przede wszystkim, każde z tych pojęć ma w finansach przypisany kontekst, czyli jest w pewien sposób “zaszufladkowane”. Dzięki temu od razu wiadomo o czym mowa (na to, jak ważny jest kontekst zwracaliśmy uwagę już w poście Przychód a dochód firmy – gorąco zachęcam Cię do jego przeczytania).

 

Jaki to kontekst?

Wydatek leży w “szufladzie” przepływów pieniężnych. Jest ściśle powiązany z ruchem pieniędzy, czyli tym, co dzieje się na rachunku bankowym i w kasie. Rzecz jasna, w wydatku chodzi o ruch “wychodzący” z firmy (przeciwieństwem jest wpływ, czyli ruch “wchodzący” do firmy).

Koszt natomiast należy do grupy pojęć wynikowych. Ta “szuflada” pojęć służy ustalaniu wyniku działalności, w tym ocenie rentowności (o której wspominaliśmy we wpisie Zarządzanie finansami firmowymi – nie tylko faktury i płatności).

wydatek a koszt

Jak widać na schemacie powyżej, podobna relacja jak ta między kosztem i wydatkiem występuje między przychodem i wpływem.

 

Co to jest koszt?

Wróćmy do kosztu. Niestety to pojęcie nie ma jednej definicji. W każdym znaczeniu – księgowym, podatkowym i ekonomicznym nieco się różni (o tych kategoriach była mowa tutaj: Przychód a dochód firmy). O różnicach powiemy jednak kiedy indziej, bo znowu odeszlibyśmy od tematu.

Generalnie, możemy rozumieć koszty jako wszystko to, co musimy “włożyć”, żeby potem móc coś “wyjąć” z naszej działalności, oczywiście wyrażone w wartościach pieniężnych. Koszt, w przeciwieństwie do wydatku, wiąże się bardziej ze zużyciem czegoś, niż samym faktem zakupu.

Celem ponoszenia kosztów jest uzyskanie przychodów (najlepiej wyższych niż koszty – aby osiągnąć zysk).

 

Zależności między wydatkiem a kosztem

Bardzo pomocne do zrozumienia różnicy między wydatkiem a kosztem jest wyjaśnienie, jakie zachodzą między nimi zależności. Przede wszystkim, jedno zdarzenie w Twojej firmie może wiązać się zarówno z wydatkiem, jak i kosztem. Te pojęcia ukazują to zdarzenie po prostu z innej perspektywy.

Załóżmy, że organizujesz dla swoich pracowników jednodniowe szkolenie i zatrudniasz w tym celu specjalistyczną firmę (powiedzmy, szkolenie w zakresie finansów – a co :)). W dniu szkolenia firma wystawia Ci fakturę z terminem płatności 14 dni. Koszt wystąpi od razu, w momencie wykonania tej usługi (szkolenia). Wydatek poniesiesz jednak dopiero wtedy, gdy wykonasz przelew za tą fakturę.

W tej sytuacji wystąpi koszt i wydatek, ale po prostu w innym momencie. Wydatek może też wyprzedzać koszt w czasie, np. gdy opłacisz takie szkolenie “z góry”. A jeśli zapłacisz w gotówce w dniu szkolenia, to wystąpią praktycznie w tym samym momencie.

 

wydatek a koszt

 

Wydatek bez kosztu

Istnieją jednak wydatki, które w ogóle nie powodują powstania kosztu. Zaliczamy do nich przede wszystkim:

  • spłaty kredytów i pożyczek,
  • zapłatę podatku VAT do urzędu skarbowego.

Spłacając kredyt czy pożyczkę oddajesz tylko pieniądze, które zostały czasowo udostępnione Twojej firmie przez inny podmiot (np. bank). Sam przelew raty kredytu nie stanowi kosztu, tak samo jak otrzymanie kredytu od banku nie oznacza, że Twoja firma osiągnęła przychód. W końcu Twoja firma nie zarobiła tych pieniędzy, tylko pożyczyła.

Kosztem firmowym będą za to odsetki od kredytu, prowizje i inne opłaty z nim związane – one stanowią wynagrodzenie banku za usługę, którą Ci wyświadczył.

Ale bardziej dziwi Cię pewnie, że wymieniłem również podatek VAT – otóż tak, podatek VAT, który płacisz do urzędu skarbowego nie jest kosztem, a jedynie wydatkiem.
Ten temat rozwiniemy w osobnym poście, który ukaże się niedługo.

Ustalając opłacalność (rentowność) Twojej działalności nie powinieneś zatem brać pod uwagę wydatków, które tu wymieniłem.

 

Fundament księgowości

W tym miejscu wypada też wspomnieć o jednej ze świętych zasad, którymi kierują się księgowi. Chodzi o zasadę memoriałową.

Mówi ona o tym, że przychody i koszty przypisuje się do tego okresu, którego dotyczą, a nie tego, w którym zostały opłacone. To niezwykle ważne do prawidłowego obliczania wyników firmy.

Posłużę się znowu przykładem.

10 stycznia płacisz za fakturę za prąd za grudzień. Twoja firma korzystała z tego prądu w grudniu (kilowatogodziny zużyte w grudniu podtrzymywały działanie Twojego komputera, podgrzewały kawę i zapewniały światło, gdy trzeba było domknąć pilne sprawy wieczorami :)). Logiczne wydaje się więc, że prąd, za który płacisz dotyczy grudnia – a więc jest kosztem grudnia.

Zasada memoriałowa ma zapewnić, żeby księgowość odzwierciedlała możliwie wiernie to, co rzeczywiście dzieje się w Twojej firmie. Dzięki temu prezentowane wyniki powinny być wiarygodne.

Jeśli uznalibyśmy tą fakturę za koszt stycznia (wtedy, gdy wystąpił wydatek), byłoby to mniej zgodne z rzeczywistością. A opierając się o przekłamane wyniki finansowe znacznie łatwiej o błędne decyzje biznesowe.

To prosty przykład i nie zawsze będzie to tak oczywiste. Czasem trzeba posłużyć się różnymi technikami, żeby odpowiednio przypisać koszt do okresu, ale mam nadzieję, że ogólna zasada jest jasna.

 

wydatek a koszt

 

Podatki jak zwykle swoją drogą

Przeciwieństwem zasady memoriałowej jest zasada kasowa. Według niej, przychód i koszt ujmuje się wtedy, gdy wystąpi związany z nim przepływ pieniężny. Nie zapłacisz – nie masz kosztu. Ta zasada nie jest stosowana w rachunkowości (zgodnej z ustawą o rachunkowości), czyli tzw. pełnej księgowości.

Nie można jednak mylić rachunkowości z podatkami, bo w tych zasada kasowa bywa czasem stosowana. Dlatego m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPIR) może być prowadzona zgodnie z metodą kasową. KPIR nie jest typową rachunkowością (prowadzoną w oparciu o ustawę o rachunkowości), jest to tylko jedna z uproszczonych form rozliczeń na potrzeby podatku dochodowego.

To jedna z przyczyn, dlaczego KPIR często nie jest dobrym miernikiem wyników finansowych firmy.

 

Podsumowanie

W tym poście pojawiło się wiele nowych kategorii i pojęć. Jeśli nie wszystko jeszcze jest dla Ciebie jasne – spokojnie, będziemy to rozwijać w kolejnych postach.

Najważniejsze, co warto zapamiętać z tego postu jest to, żeby odróżniać kategorie wynikowe (przychody i koszty) od tych związanych z przepływami pieniężnymi (wpływy i wydatki).

Nie bez powodu rentowność i płynność finansowa to dwa różne obszary finansów w Twojej firmie (o czym wspominaliśmy w poście:  Zarządzanie finansami firmowymi – nie tylko faktury i płatności). Oba mówią coś o sytuacji finansowej Twojego biznesu, ale każdy o innym jej aspekcie. Zdarza się, że z rentownością jest dobrze, a w tym samym momencie płynność kuleje – i na odwrót.

Na naszym blogu dowiesz się jak zarządzać tymi obszarami oraz jakie są techniki i narzędzia, które możesz wykorzystać.

 

Sebastian

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.