foto3

Cześć! Tu Julita i Sebastian. Na co dzień wspieramy przedsiębiorców w obszarze finansów. Sami też prowadzimy własny biznes. Chcemy pomóc Ci zrozumieć finanse Twojej firmy i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Wierzymy, że to jeden z kluczowych warunków rozwoju Twojego biznesu.

Przedsiębiorcy to optymiści, trudno z tym dyskutować. Wiara w to, że uda nam się osiągnąć zakładane cele jest chyba warunkiem koniecznym, by zacząć to robić. Poziom optymizmu jest szczególnie wysoki w momencie zakładania firmy. To wtedy podejmujemy najbardziej odważne decyzje i wychodzimy z niejednej strefy komfortu – również tej związanej z finansami.

Nadmierny optymizm może jednak powodować, że podejmujemy decyzje pochopnie, nie do końca analizując konsekwencje. A przede wszystkim, mamy tendencje do pomijania najbardziej czarnych scenariuszy. Tymczasem, statystyki dotyczące nowo otwieranych firm nie podzielają tego optymizmu.

Dziś chcę Ci przedstawić kilka przykładów decyzji, które mają długoterminowe skutki finansowe dla Twojej firmy. Ze szczególnym naciskiem na te, które dają się we znaki dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

 

zakładanie firmy

 

Telefon w firmie

Jednym z niezbędników w praktycznie każdej firmie jest telefon. Zorganizowanie numeru firmowego będzie więc często jednym z pierwszych zadań nowego przedsiębiorcy, zaraz po założeniu firmy. I tu pojawia się decyzja finansowa – numer na kartę czy abonament?

Dla wygody wiele osób zdecyduje się na abonament. Dzięki temu mają przynajmniej jeden problem z głowy – nie muszą pamiętać o doładowywaniu karty.

Z finansowego punktu widzenia różnica jest jednak o wiele bardziej zasadnicza. Abonament wiążę się z podpisaniem umowy, w której zobowiązujemy się go płacić przez określony czas, np. 24 miesiące. Rezygnacja w tym okresie jest najczęściej obwarowana wysokimi opłatami. W przypadku numeru na kartę mamy natomiast możliwość rezygnacji z opłat w każdym momencie – bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Po prostu nie doładowujemy konta, gdy nie chcemy.

Jeśli nasz biznes nie wypali i np. po 6 miesiącach od założenia firmy zdecydujemy się z niego zrezygnować, to w przypadku abonamentu zostajemy ze zobowiązaniem w wysokości 18 opłat miesięcznych (przy umowie na 24 miesiące). Z kolei numer na kartę nie wygeneruje już żadnych wydatków.

Pomijam tu jeszcze inną istotną kwestię. Wiele osób daje się namówić na bardzo wysoki abonament, mimo, że w zupełności wystarczyłby dużo niższy. A to dodatkowo zwiększa koszty w przypadku niepowodzenia biznesu.

Warto się dobrze zastanowić, czy naprawdę potrzebujemy nowego, drogiego telefonu i tych wszystkich dodatkowych usług, które z pewnością zaproponują nam sprzedawcy w salonach operatorów. Czy na początek nie wystarczy numer na kartę, którą w zasadzie możemy po prostu włożyć do naszego prywatnego telefonu jako drugą kartę (w opcji dual-sim, którą teraz posiada wiele telefonów)?

 

Oprogramowanie w formie subskrypcji / SaaS

Podobnie jak w przypadku abonamentów, sprawa ma się do oprogramowania używanego w firmie. Aktualnie wiele programów jest dostępnych w tzw. modelu SaaS (Software as a Service), czyli udostępnianych przez internet za opłatą cykliczną. Przykładem mogą być programy do fakturowania, aplikacje biurowe czy systemy CRM.

W tego typu oprogramowaniu mamy zwykle do wyboru okres, na jaki chcemy wykupić licencję. Może to być np. miesiąc lub rok. Oczywiście zwykle im dłuższy okres, tym niższa cena za miesiąc, co motywuje do zawierania dłuższych umów.

Jednak poza oczywistym aspektem niższej ceny przy wyborze dłuższego okresu, warto pamiętać też o tym, ile stracimy, gdy będziemy chcieli zrezygnować z usługi po pewnym czasie. Tym bardziej, że często umowa na dłuższy okres wiążę się z płatnością z góry. Może więc warto, przynajmniej na początku działalności, wybrać krótsze (choć droższe) okresy rozliczeniowe?

Tutaj jest też aspekt pozafinansowy, o którym warto wspomnieć. Nierzadko dopiero po jakimś czasie korzystania z programu możemy zweryfikować, czy faktycznie nam odpowiada. Darmowy okres próbny nie zawsze wystarcza, by to stwierdzić. To kolejny powód, by zacząć od krótszych okresów rozliczeniowych i zminimalizować ewentualne koszty rezygnacji.

 

zakładanie firmy

 

Wynajem lokalu

Innym typowym wydatkiem firmowym jest wynajem lokalu, w którym chcemy prowadzić działalność. Poza takimi kwestiami jak lokalizacja, cena i dopasowanie do charakteru firmy, niezwykle ważny jest okres wypowiedzenia umowy.

Gdy znajdziemy idealny lokal dla swojej firmy, zazwyczaj chcielibyśmy zabezpieczyć sobie jak najdłuższy okres wynajmu. Zakładając firmę mamy przecież długoterminowe plany i nie chcemy myśleć, że będziemy w najbliższym czasie opuszczać lokal. Z tego powodu możemy uważać, że najlepszy byłby też jak najdłuższy okres wypowiedzenia umowy. Gwarantowałby nam sporo czasu na ewentualną zmianę lokalizacji, gdyby właściciel lokalu postanowił się wycofać z umowy.

Trzeba jednak jednocześnie zdawać sobie sprawę, że dłuższy okres wypowiedzenia oznacza też, że w razie niepowodzenia będziemy zobowiązani opłacać czynsz przez dłuższy czas od chwili decyzji o rezygnacji z działalności.

Najem jest o tyle istotną kwestią, że stanowi często jeden z największych stałych wydatków firmowych. Jeden miesiąc czynszu może oznaczać więcej niż 2 lata opłat za telefon czy oprogramowanie wspomniane wcześniej.

Oczywiście to złożony temat i nie ma tu prostych odpowiedzi. Jeśli cudem znaleźliśmy ofertę wynajmu lokalu w samym centrum dużego miasta, to być może negocjacja okresu wypowiedzenia będzie mijała się z celem. Sytuacja zmienia się też wtedy, gdy zamierzamy zainwestować spore środki w dostosowanie lokalu pod naszą firmę. Zawsze trzeba brać pod uwagę wszystkie indywidualne czynniki, nie tylko finansowe.

 

Zminimalizuj koszty porażki

To oczywiście tylko przykłady, ale mam nadzieję, że przekaz jest jasny.

Prowadząc firmę, warto brać pod uwagę wszystkie konsekwencje finansowe decyzji biznesowych, również te potencjalne, które nie muszą się zdarzyć. Szczególnie, jeśli są dostępne bezpieczniejsze alternatywy.

Jest to istotne przede wszystkim przy rozpoczynaniu swojej przygody z biznesem, gdy zakładamy firmę. Wtedy, gdy sytuacja nie jest jeszcze ani stabilna, ani do końca przewidywalna.

Czy chcę przez to powiedzieć, że nie warto być optymistą? Oczywiście, że nie. Optymizm właściciela jest ważnym motorem napędowym każdej firmy. Zachęcam Cię jednak, aby jednocześnie mieć ciągle z tyłu głowy zasadę minimalizowania tzw. kosztów bankructwa, czyli tego, ile przyjdzie Ci zapłacić, gdy Twój biznes nie wypali.

To może być trudne, bo w zasadzie te nastawienia są ze sobą sprzeczne. Czy da się wierzyć w sukces firmy i jednocześnie ciągle myśleć o jej możliwym upadku?

Spróbuj spojrzeć na to z innej strony. Potknięcia zdarzają się praktycznie każdemu przedsiębiorcy. Bardzo często uczymy się na błędach – są one wręcz wpisane w prowadzenie biznesu.

Ważne jest to, by się po nich zbierać i szybko stawać z powrotem na nogi. Warto to sobie ułatwiać i nie wpadać do bardzo głębokich dziur 🙂

 

zakładanie firmy

 

Zadbaj o elastyczność swojej firmy

Takie podejście ma zastosowanie nie tylko do nowo zakładanych firm i ochrony na wypadek niepowodzenia w pierwszej fazie rozwoju.

Ma ono też inną zaletę, z której mogą skorzystać również firmy z dłuższym stażem. Powoduje, że Twoja firma zachowuje większą elastyczność w działaniu, a zmiany mogą być łatwiejsze i tańsze do wprowadzenia. Te cechy są pożądane raczej we wszystkich firmach.

Gdy Twoja firma ma umowę najmu lokalu z długim terminem wypowiedzenia, zmiana lokalu w momencie nagłego rozwoju firmy potrwa dłużej. To może powodować, że nie będziesz mógł skorzystać z nadarzających się okazji biznesowych (np. uruchomienia nowej usługi czy obsługi nowego, dużego klienta).

Podobnie może być ze zmianą oprogramowania, gdy np. dotychczasowe przestało być wystarczające. Gdy masz abonament roczny – musisz poczekać ze zmianą systemu do końca okresu rozliczeniowego (żeby nie przepłacać) lub płacić jednocześnie za oba programy (mimo, że z jednego już nie korzystasz). W pierwszym przypadku zmiana trwa dłużej, a w drugim ponosisz niepotrzebne koszty.

Sytuacja w biznesie bywa bardzo dynamiczna, więc warto pamiętać o zachowaniu elastyczności.

 

Julita

 

Z finansowego punktu widzenia to już wszystko. Ale zostań jeszcze chwilę i:

  • jeśli chcesz, podziel się swoimi doświadczeniami lub przemyśleniami na ten temat w komentarzu – jest to dla nas ważne, dzięki temu będziemy mogli trafniej dobierać treści na blogu,
  • jeśli ten post był dla Ciebie wartościowy, udostępnij go Twoim znajomym – przedsiębiorcom, może im też przyda się ta wiedza,
  • jeśli masz konto na Facebooku lub Instagramie – zajrzyj do nas,
  • jeśli chcesz być na bieżąco ze wszystkimi nowymi postami na blogu i zyskać dostęp do darmowych materiałów – zapisz się na newsletter.
Podziel się tym postem na facebooku
Copyright 2019 FinansowyPunktWidzenia.pl. Wszelkie prawa zastrzeżone.